Routeplanning-software kiezen: 12 vragen voor elke demo

Op een demo ziet bijna elke routeplanner er goed uit. De demo-data is netjes, de wagens zijn gelijk, de klanten hebben ruime vensters. Het verschil zie je pas met jouw eigen dag: de klant die alleen tussen zes en zeven wil, de wagen met de kraan, de chauffeur die om drie uur weg moet.

Hieronder de vragen die we zelf zouden stellen als we software zochten. Neem ze mee naar elke demo, ook die van ons.

Past het bij hoe jij plant?

1. Kan het met jouw eenheden rekenen? Niet elke wagen zit vol in kilo's. Bij supermarkten is het aantal rolcontainers de grens, bij bouwmaterialen de lengte, bij pallets de laadmeters. Vraag of je meerdere eenheden tegelijk kunt gebruiken.

2. Hoe gaat het om met venstertijden? Kan een klant meerdere vensters hebben? Is een venster hard, of mag het met een boete worden gemist? Zie ook venstertijd.

3. Rijdt een wagen meerdere ritten per dag? Als je wagens na de ochtendrit opnieuw laden, moet de planning dat zelf kunnen bedenken. Zie multi-trip.

4. Mag elke wagen overal komen? Denk aan zero-emissiezones, een kraan die nodig is, een koelwagen, ADR of een smalle straat. De planning moet per order weten welke wagen past.

5. Plant het ophalen en terugbrengen mee? Retouren, lege emballage en rolcontainers nemen ruimte in. Als dat niet meetelt, raakt een wagen onderweg vol.

6. Rekent het met echte stoptijden en rijtijden? Vraag waar de rijtijden vandaan komen, en of ze verschillen voor een bus en een vrachtwagen. Een vrachtwagen rijdt niet de route van een personenauto.

7. Telt de vrachtwagenheffing mee? Sinds 1 juli 2026 kost elke vrachtwagenkilometer op de snelweg geld. Een planning die alleen naar kilometers kijkt, ziet dat niet. Zie heffingskilometer.

Kan de planner ermee werken?

8. Kan de planner ingrijpen? Een rit vastzetten, een klant aan een vaste chauffeur koppelen, een order met de hand verschuiven, en dan de rest opnieuw laten plannen. Software die alleen alles-of-niets kan, wordt niet gebruikt.

9. Hoe snel is een nieuwe planning? Om half twaalf komt er een spoedorder bij. Hoe lang duurt het om die in te voegen, en blijft de rest van de dag dan staan?

10. Zie je waarom iets zo gepland is? Als een klant later wordt beleverd dan gisteren, wil de planner kunnen uitleggen waarom.

Wat gebeurt er na de planning?

11. Hoe komt de rit bij de chauffeur? Een app met de stops in volgorde, navigatie, afvinken en een afleverbewijs. Werkt die ook zonder bereik? En krijgt de klant een ETA die meebeweegt?

12. Wat kost het echt? Per wagen, per stop of per gebruiker? Wat kost een koppeling met je ERP of WMS, en wie onderhoudt die? Hoe lang duurt het voordat je live bent?

De beste test: één dag van jezelf

Vraag elke leverancier om één echte dag van jou te plannen, met je eigen orders, wagens en regels. Leg die naast wat er die dag echt gereden is: kilometers, uren, aantal wagens, en of alle vensters zijn gehaald. Een leverancier die dat niet wil doen voordat je tekent, vertelt je daarmee ook iets.

Doe het wel eerlijk. Neem een gewone dag, geen rustige. En laat je planner meekijken: die weet welke regels nergens op papier staan.