Rittenplanning maken: welke wagen, welke volgorde, hoe laat

Wat een rittenplanning moet beantwoorden

Routeplanning, of ritplanning, is het indelen van stops in ritten en het bepalen van de volgorde, rekening houdend met wagens, vensters en capaciteit. Dat komt neer op drie vragen.

1. Welke wagen? Elke stop gaat met één wagen mee. Past de lading erin, en mag die wagen op dat adres komen?
2. Welke volgorde? De stops van één wagen staan in een volgorde die zo min mogelijk kilometers en uren kost. Voor tien stops bestaan al 3.628.800 volgordes.
3. Hoe laat? Bij elke stop hoort een aankomsttijd. Die moet binnen het venster van de klant vallen, en de hele rit binnen de werkdag van de chauffeur.

De drie vragen hangen aan elkaar. Schuif één stop naar een andere wagen, en de volgorde en de tijden van twee ritten veranderen mee. Daarom is plannen meer dan de kortste route zoeken. De kortste route is ook niet altijd de goedkoopste.

De grenzen die het lastig maken

Venstertijden

Een venstertijd is de periode waarin een klant levering accepteert. Buiten het venster mag je niet lossen. Elk venster dat smaller wordt, haalt ruimte uit je ritten. Twee klanten naast elkaar met vensters op verschillende uren kosten soms twee wagens.

Binnensteden hebben daar bovenop eigen venstertijden voor laden en lossen. Die verschillen per stad: kijk bij venstertijden per stad.

Capaciteit

Niet elke wagen zit vol in kilo's. Het laadvermogen is één grens. Bij winkels telt het aantal rolcontainers, bij pallets het aantal laadmeters. Tel in de eenheid waarin jouw wagen het eerst vol raakt. De beladingsgraad laat daarna zien hoe vol je echt rijdt.

Stoptijd

De stoptijd is hoe lang een wagen bij een adres staat: aanrijden, lossen, tekenen en weer weg. Hij wordt vaak onderschat. Bij een rit met 25 stops is vijf minuten extra per stop ruim twee uur op een dag. Dan past de laatste stop niet meer in zijn venster.

Zones

Een zero-emissiezone is een gebied waar bestel- en vrachtauto's alleen uitstootvrij in mogen, met overgangsregels voor nieuwere dieselwagens. Voor de planning moet je twee dingen weten: welk adres in een zone ligt, en welke wagen erin mag. Je adressen controleer je op de zonekaart.

Vrachtwagenheffing

Sinds 1 juli 2026 betalen vrachtwagens boven 3,5 ton in Nederland per kilometer op snelwegen en een deel van de andere wegen. Zo'n kilometer heet een heffingskilometer. Een iets langere rit over wegen zonder heffing kan per saldo minder kosten. Reken een rit door met de heffingstool en leg er je kosten per kilometer naast.

Rij- en rusttijden

Voor chauffeurs van vrachtwagens boven 3,5 ton gelden de Europese rij- en rusttijden: maximaal 9 uur rijden per dag, en na 4,5 uur rijden 45 minuten pauze. Een rit die op papier past maar de pauze vergeet, past op de weg niet. Rijdt een wagen 's middags een tweede rit, dan telt die mee in dezelfde werkdag: zie multi-trip.

Zo maak je een dagplanning met de hand

1. Zet alle stops in één lijst. Met adres, venster, aantal en lostijd. Wat niet in de lijst staat, telt niet mee.
2. Begin bij de krapste stops. Een smal venster, een wagen met laadklep, een adres in een zone: die stops hebben de minste keus. Zet ze eerst op een wagen.
3. Groepeer de rest per gebied. Vul elke wagen aan met stops in dezelfde hoek, tot de lading of de werkdag de grens is.
4. Bepaal de volgorde per wagen. Rijd de krappe vensters op tijd aan en kom niet twee keer door dezelfde straat.
5. Reken de tijden na. Rijtijd plus stoptijd, stop voor stop. Haalt de wagen elk venster, en is hij op tijd terug?

Met de hand, in een spreadsheet of met software

Met de hand. Een planbord, een kaart en het hoofd van de planner. Dat werkt met een handvol vaste ritten en een planner die elke klant kent. Het nadeel: de planning zit in één hoofd, en elke wijziging is opnieuw puzzelen.

In een spreadsheet. De orderlijst staat op één plek en per wagen tel je op wat erop staat. Een spreadsheet kent geen afstanden en rijtijden, dus de volgorde en de tijden bedenk je nog steeds zelf. Lees waar Excel ophoudt. Veel planners leggen er een kaart naast: Google Maps voor één route, of Google My Maps om klanten op een kaart te zien.

Met software. Planningssoftware beantwoordt de drie vragen in één keer en houdt alle grenzen tegelijk in de gaten. De planner beslist nog steeds: die ziet het voorstel, zet vast wat vast moet staan en schuift waar nodig. Waar je op let bij het kiezen, staat in routeplanning-software kiezen: 12 vragen voor elke demo.

Checklist voor morgenochtend

Zeven dingen die je morgen kunt nalopen, hoe je ook plant.

1. Staat bij elke stop het venster genoteerd, of weet alleen de planner het?
2. Welke vensters zijn korter dan een uur? Die bepalen de rit. Bel één klant of het ruimer kan.
3. Tel je de lading in de eenheid waarin de wagen vol raakt: pallets, rolcontainers of kilo's?
4. Reken je met een stoptijd per adres, of met één gemiddelde voor iedereen?
5. Weet je welke adressen in een zero-emissiezone liggen, en welke wagens erin mogen?
6. Weet je welke ritten de meeste heffingskilometers rijden?
7. Kan iemand anders de planning maken als de planner ziek is?

Voor de eerste vier helpt een goed ingerichte lijst al. Daarvoor is het gratis Excel-sjabloon: stops, wagens en een dagoverzicht dat zelf optelt en korte vensters geel kleurt.

Wanneer groei je uit je spreadsheet?

Niet bij een vast aantal wagens. Wel als je dit herkent:

• De stops wisselen per dag, en elke ochtend begint de puzzel opnieuw.
• Je mist geregeld een venster, of een wagen rijdt halfleeg naast een wagen die te vol is.
• Een spoedorder of een zieke chauffeur kost je al snel een uur opnieuw plannen.
• Er is één persoon die de planning kan maken.

Twijfel je? Vul één gewone dag in het sjabloon in en stuur hem naar de quickscan. Wij plannen dezelfde dag met jouw wagens en regels en leggen de uitkomst naast wat er echt gereden is. Hoe het daarna gaat, staat bij overstappen van Excel naar planningssoftware.