Overstappen

Van Excel naar planningssoftware, stap voor stap

Je hoeft niet in één keer over. Je begint met één dag, en je Excel blijft bestaan tot je zeker weet dat de nieuwe planning klopt.

Een leeg notitieblok op een kaart met routes, met een pen en een beker koffie

Vier stappen

  1. Stuur één dag

    Kies een gewone dag, geen rustige. Zet de stops en de wagens in het gratis Excel-sjabloon, of stuur de export uit je eigen systeem. Zet erbij welke wagen welke stop reed, en in welke volgorde.

  2. Vergelijk

    Wij rekenen dezelfde dag door met je wagens, venstertijden en eigen regels. Je ziet kilometers, ritten en heffing voor en na, naast elkaar. Laat je planner meekijken: die weet welke regels nergens op papier staan.

  3. Draai een week naast elkaar

    Plan een week lang elke dag twee keer: zoals je gewend bent en met de software. Je rijdt nog op je eigen planning. Schrijf elke dag op waar de twee verschillen, en waarom. Een regel die ontbreekt, zoals een vaste chauffeur bij een klant, komt zo boven water voordat een wagen ermee de weg op gaat.

  4. Stap over

    Kloppen de planningen een week lang, dan rijd je op de nieuwe. Je Excel bewaar je als vangnet. De planner ziet elk voorstel eerst en beslist zelf of het doorgaat.

Wat je klaar moet hebben

  • Stops: klant, straat en nummer, postcode, plaats, venster van en tot, aantal (pallets of rolcontainers), lostijd in minuten en een opmerking.
  • Wagens: naam, type, capaciteit, start en einde van de werkdag, kosten per kilometer en per uur, en het vertrekadres.
  • De gereden dag: bij elke stop de wagen en de volgorde. Zonder die twee valt er niets te vergelijken.
  • Regels die alleen de planner kent: een vaste chauffeur, een wagen met laadklep, een klant die alleen 's ochtends kan. Schrijf ze in de kolom Opmerking.

Dit zijn de kolommen van het sjabloon. Staan ze bij jou in een ander bestand? Ook goed: een export uit je huidige systeem of een Excel is genoeg.

Wat hetzelfde blijft voor de planner

  • Jij beslist. Je ziet het voorstel eerst en beslist zelf of het doorgaat.
  • Je kunt blijven schuiven. Op het planbord schuif je een zending om en de rit rekent mee.
  • Je kennis blijft nodig. Welke klant lastig is en welke wagen waar niet kan komen: dat gaat als regel de planning in.

Wat er wel verandert

  • Het puzzelen. De eerste indeling maakt de software. Jij kijkt hem na en stuurt bij.
  • Opnieuw plannen. Een spoedorder of een wagen die uitvalt is een nieuwe berekening, geen uur schuiven.
  • De planning zit niet meer in één hoofd. Vensters, lostijden en regels staan in het systeem, ook als de planner vrij is.

Hoe wij een traject aanpakken, van het eerste gesprek tot een werkende planning, staat op ons proces. Wat de software meeneemt, staat op routeoptimalisatie.

Begin met stap één

Zet één gewone dag in het gratis Excel-sjabloon en stuur hem naar de quickscan. Wij plannen dezelfde dag met jouw wagens en regels, en leggen de uitkomst naast wat er echt gereden is.

Stuur één dag naar de quickscan Gratis Excel-sjabloon

Veelgestelde vragen

Moet ik mijn Excel weggooien als ik overstap?

Nee. Je begint met één dag uit je Excel en draait daarna een week beide planningen naast elkaar. Pas als de nieuwe planning klopt, rijd je erop. Je Excel bewaar je als vangnet.

Welke gegevens heb ik nodig om te beginnen?

Eén gewone dag: de stops met adres, venster, aantal en lostijd, de wagens met capaciteit en werktijden, het adres van je depot, en welke wagen welke stop reed. Dat zijn de kolommen van ons gratis Excel-sjabloon.

Wat als de planning van de software niet klopt met de praktijk?

Dan ontbreekt er meestal een regel die alleen de planner kent, zoals een vaste chauffeur bij een klant of een adres waar alleen een kleine wagen kan komen. Daarom draai je eerst een week naast elkaar: elke afwijking levert een regel op die erin moet.

Wat verandert er voor de planner?

Het puzzelen. De planner ziet het voorstel eerst, beslist zelf of het doorgaat en kan op het planbord een zending verschuiven. De kennis van klanten en chauffeurs blijft nodig.

Lees verder