Alternatief voor Excel

Ritplanning in Excel: waar het werkt en waar het ophoudt

Excel kent je klanten. De weg kent het niet.

Bijna elke planning begint in Excel, en vaak terecht. Het is er al, iedereen kan ermee werken en je bouwt precies de lijst die je nodig hebt. Lastig wordt het pas als de dag zelf lastiger wordt: meer stops, krappe vensters, wagens die vol raken.

Waar Excel goed in is

Je orderlijst op één plek: klant, adres, aantal, venster en opmerking. Sorteren en filteren gaat snel.
Optellen per wagen: hoeveel pallets, stops en lostijd erop staan, met een kleur als de wagen te vol is.
Vaste ritten bewaren. Een rit die elke dinsdag hetzelfde is, kopieer je.
Geen nieuwe software en niets nieuws om te leren.

Waar het ophoudt voor een bezorgdag

Geen afstanden en rijtijden

Een spreadsheet rekent met wat erin staat. Hoe ver twee adressen uit elkaar liggen en hoe lang een vrachtwagen erover doet, staat er niet in. De volgorde bedenk je dus zelf, op de kaart of uit je hoofd.

Vensters noteer je, maar je bewaakt ze zelf

Je kunt bij elke stop een venstertijd zetten. Of de wagen er op tijd is, hangt af van de volgorde, de rijtijd en de stoptijd bij de adressen ervoor. Dat rekent de sheet niet uit.

Capaciteit optellen lukt, verdelen niet

Per wagen optellen is één formule. Bedenken welke stops samen in welke wagen passen, is knippen en plakken.

Heffing en zones staan er niet in

Welke kilometers vrachtwagenheffing kosten en welk adres in een zero-emissiezone ligt, zoek je er los bij.

Elke wijziging is opnieuw puzzelen

Een spoedorder of een zieke chauffeur, en je schuift de dag met de hand om. De planning zit bovendien vaak in één hoofd.

Blijf gewoon bij Excel als

je een handvol vaste ritten rijdt die week na week bijna hetzelfde zijn;
je klanten ruime vensters hebben, of geen;
je op het oog ziet wat in een wagen past, en wagens zelden vol zitten;
een wijziging een paar keer per week voorkomt, niet een paar keer per dag.

Kijk verder als

de stops per dag wisselen en je de ritten elke ochtend opnieuw opbouwt;
je geregeld een venster mist, of een wagen halfleeg rijdt naast een wagen die te vol is;
er één persoon is die de planning kan maken;
je met vrachtwagens rijdt en de heffing wilt meewegen, of een deel van je adressen in een zero-emissiezone ligt.

Excel naast planningssoftware

Wat je nodig hebt	Excel	Planningssoftware
Orderlijst bijhouden	ja	ja
Lading per wagen optellen	ja	ja
Stops verdelen over wagens	met de hand	ja
Volgorde per rit bepalen	met de hand	ja
Aankomsttijd per stop naast het venster leggen	met de hand	ja
Vrachtwagenheffing per rit	met de hand	ja
Zero-emissiezone per adres	met de hand	ja
Opnieuw plannen na een wijziging	met de hand	ja

Met de hand: het hulpmiddel rekent het niet voor je uit, je doet het er zelf bij. De kolom planningssoftware beschrijft wat onze eigen routeplanning doet.

Hoe de stap omhoog eruitziet

Planningssoftware doet het rekenwerk dat hier ontbreekt: welke stop bij welke wagen hoort, in welke volgorde, en hoe laat de wagen waar is. Bij ons telt daarin mee: het wegennet voor vrachtwagens, tijdvensters, pallets, gewicht en volume, rijtijden en pauzes, lostijd per stop, meerdere ritten per dag, de kilometerheffing en je eigen regels.

Jij blijft de planner. Je ziet het voorstel eerst en beslist zelf of het doorgaat. Op het planbord schuif je een zending om en de rit rekent mee.

De eerste stap is klein: stuur één dag. Wij rekenen hem door met je wagens, venstertijden en eigen regels, en je ziet kilometers, ritten en heffing voor en na naast elkaar. Hoe het daarna gaat, lees je bij overstappen. Wat de software precies doet, staat op routeoptimalisatie.

Reken het uit met één dag van jezelf

Zet één gewone dag in het gratis Excel-sjabloon en stuur hem naar de quickscan. Wij plannen dezelfde dag met jouw wagens en regels, en leggen de uitkomst naast wat er echt gereden is.

Stuur één dag naar de quickscan Gratis Excel-sjabloon

Veelgestelde vragen

Kun je een ritplanning maken in Excel?

Ja. Voor een handvol vaste ritten met ruime vensters werkt een goed ingerichte lijst prima: stops, wagens en een optelling per wagen. Ons gratis sjabloon op /ritplanning-excel is daarvoor gemaakt.

Kan Excel de beste volgorde van stops uitrekenen?

Niet uit zichzelf. Een spreadsheet kent geen afstanden en rijtijden tussen adressen. De volgorde bepaal je zelf, op de kaart of uit ervaring.

Wanneer is Excel niet meer genoeg voor de ritplanning?

Als de stops per dag wisselen, vensters krap zijn, wagens vol raken of er maar één persoon is die de planning kan maken. Dan kost het puzzelen elke dag tijd en rijd je meer kilometers dan nodig.

Moet ik stoppen met Excel als ik planningssoftware ga gebruiken?

Nee. Je begint met één dag uit je Excel, vergelijkt de uitkomst met wat er gereden is en draait daarna een week beide naast elkaar. Pas als het klopt stap je over.